Duyuru Detayı
DİCLE ÜNİVERSİTESİ BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ KOORDİNATÖRLÜĞÜ TARAFINDAN GERÇEKLEŞTİRİLEN MAL VE HİZMET ALIMLARINDA DİKKAT EDİLMESİ GEREKEN HUSUSLAR VE 2018 MALİ YILI İÇİN HARCAMA ESASLARI
Proje Başvurusu
Proje Bütçesinin Oluşturulması
Analitik Bütçe Sınıflandırmasına İlişkin Rehber (EK-1)
Projenin Kabul edilmesi ve Sözleşmenin İmzalanması
Proje Uygulama/ Satınalma Süreci:
(KDV Hariç 67.572,00 TL’ye kadar olan talepler Doğrudan Temin Usulüyle karşılanabilecektir. Bu tutarın üzerindeki alımlar için 4734 Sayılı Kamu İhale Kanununun 3. maddesi (f) bendi ile geçici 4.maddesi hükümlerine dayanılarak hazırlanan, 2003/6554 sayılı Kararname eki esaslarına göre ihale yoluyla satın alma işlemi yapılacaktır.)
|
DOĞRUDAN TEMİN İŞLEM BASAMAKLARI
|
|
1- e-BAP Otomasyonu üzerinden satınalma talebi yapılır. Gerekli olması halinde talebe ilişkin Teknik Şartname düzenlenir ve sisteme eklenir. Otomasyonun otomatik olarak hazırladığı talep dilekçesinin bir adet çıktısı alınır (ıslak imzalı teknik şartnameyle birlikte) ve imzalandıktan sonra BAP Koordinatörlüğü birimine teslim edilir. Projeler ile ilgili bütün talep ve işlemler otomasyon üzerinden gerçekleştirilecektir.
|
|
2- Harcamanın yapılabilmesi ve gerçekleştirme görevlisi, piyasa fiyat araştırması görevlileri ile muayene ve kabul komisyonu görevlileri (gerekli durumlarda kontrol teşkilatı) için BAP Koordinasyon Birim Koordinatöründen onay alınır.
|
|
3- Onay alındıktan sonra teklifler hazırlanır. Malzeme alım teklif formu hazırlanırken; alınan malzemelerin markalarının yazılmamasına dikkat edilmelidir. Hazırlanan teklifler (EK-….) aynı zamanda Gerçekleştirme görevlisi olan Proje Yürütücüsü tarafından imzalandıktan sonra (Otomasyondan alınacaktır) ilgili firmalara gönderilir. Malzeme alım teklif formu, teklifi veren firmanın yetkilisi tarafından KDV hariç fiyatlar yazılarak imzalanır.
|
|
4- Alıma ilişkin elde edilen teklifleri içeren piyasa fiyat araştırma tutanağı hazırlanır. Piyasa fiyat araştırma tutanağında fiyat ve teknik şartnamelere uygun olan teklifler ayrıca belirtilir.
|
|
5- Alımı yapılacak mal/ malzeme veya hizmet için uygun teklifi veren gerçek/ tüzel kişilere sipariş yazısı gönderilir. Belirtilen süre ve şartlar içerisinde mal/ malzeme veya hizmet ilgili birime teslim edilir/ yapılır.
|
|
6- Mal ve malzeme/ hizmetin; faturası ile tesliminden sonra Muayene ve Kabul Komisyonu tarafından muayenesi yapılarak tutanak (Hizmet alımında ise Hizmet İşleri Kabul Tutanağı ile muayene kabul yapılır.) hazırlanır. Faturaların "Dicle Üniversitesi Bilimsel Araştırma Projeleri Koordinatörlüğü (DÜBAP) Birimi Süleyman Nazif Vergi Dairesi ……………." adına Proje numarası belirtilerek kesilmesi gerekmektedir. Yazılı değil de sonradan yazılmış ise veya fatura üzerinde el ile herhangi bir değişiklik, düzeltme yapılmış ise, “Değişiklik tarafımızdan yapılmıştır.“ ibaresi yazılarak şirket yetkilisine imzalatılır.
|
|
7- Alınan malzeme için BAP birimince Taşınır İşlem Fişi (TİF) düzenlenir. (Taşınır Mal Yönetmeliğinde belirtilen istisnalar hariç tüm malzemeler için TİF düzenlenir.)
|
|
8- Hizmet alımı ise; hazırlanan Hakediş Raporu, görevlilerce ve alımın yapıldığı firmanın yetkilisi tarafından imzalanır.
|
|
9- Yukardaki işlemlerden sonra BAP Koordinasyon Birimince ödeme evrakları; Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliğinde belirtilen belgeleri içerecek şekilde hazırlanıp Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına (Muhasebe Birimi) teslim edilir.
|
|
10- Böylece doğrudan temin alım işlemi tamamlanmış olur.
|
YURTİÇİ/YURTDIŞI YOLLUK
- Yolluk başvuruları otomasyon üzerinden yapılmaktadır.
- Yürütücü sayfasında “Taleplerim” başlığı tıklanarak burada bulunan “Yolluk talepleri” açılır.
- Sayfanın sağında bulunan “Yeni yolluk talebi” tıklanarak otomasyonun yönlendirmeleriyle yolluk talebi oluşturulur.
- Talep oluşturulurken bilgilerin doğruluğu hususunda özen gösterilmelidir.
- Görev için seyahate çıkılmadan ve bir ödeme yapılmadan önce mutlaka yürütücünün bağlı olduğu birimin yönetim kurulu kararı ve görevlendirme Rektörlük onayı alınmalıdır. Aksi takdirde ödeme yapılamayacaktır.
- Görevlendirmelerde nelerin ödeneceği yolluk (yolculuk uçakla yapılacaksa bunun belirtilmesi gereklidir), yevmiye, konaklama gibi seyahati kimin ve nereye gerçekleştireceği açık bir şekilde belirtilmeli ve proje numarası yazılmalıdır.
- BAP birimi tarafından yapılacak işlemler e-mail ile bildirilecektir. Sonrasında, daha önce “Taleplerim” modülünden oluşturulan yolluk talebi açılır. “İşlemler” menüsünden “Harcama bildirimi düzenle” işlemi seçilir.
BAP BİRİMİNE TESLİM EDİLECEK BELGELER:
- Yurtiçi/ Yurtdışı Yolluk Bildirim Formu.
- Yönetim kurulu kararı (Fakülte, Yüksekokul, Meslek Yüksekokulu);
- Görevlendirme Rektörlük onayı;
- Görevlendirmede belirtilen personelin yaptığı harcamayı ispatlayıcı belgeler (yolcu taşıma bileti, uçak bileti, konaklama faturası vb.). Otobüs bileti getirilmesi zorunlu değildir. Ancak biletlerin getirilmesi, bildirim düzenlenirken doğru bilgi girilmesini sağlayacaktır. (Not: Uçakla yapılan seyahatlerde ibraz edilen belgenin fatura niteliği taşıması zorunludur).
- Katılım belgesi. (Yabancı dilde düzenlenmiş belgelerin çevirileri de eklenmelidir.)
- Yurtdışı görevlendirmelerde; gündelikleri ve konaklama bedellerini içeren cetvelin ekli olduğu Bakanlar Kurulu Kararı uyarınca hazırlanacak hesaplama tablosu ve döviz dönüşümlerine ait tahakkuk tarihli Merkez Bankası Döviz Kurları Belgesi.
Önemli Not: Kongre, sempozyum vs görevlendirmelerde katılım ücreti, yolluklar tertibinden ödenemeyecek olup bu tür giderler proje bütçesi içerisinde belirtilen 03.05 (Hizmet Alımları) tertibinden karşılanabilecektir. Katılım ücretinin sözkonusu olması halinde hizmet alımları (03.5) tertibinden ayrıca avans alınarak karşılanabilir. Katılım ücretlerinin avans kapsamında karşılanmaması halinde yürütücüye katılım ücreti ödenemeyecek olup ilgili firma/ kişiye ödeme yapılabilecektir.
Diğer Açıklamalar:
1- Menkul Mal, Gayrimaddi Hak Alım, Bakım Ve Onarım Giderleri (03.7), kapsamında yapılacak makine teçhizat bakım ve onarım taleplerinde işin uzmanı personel tarafından hazırlanmış “teknik rapor/ şartname” gereklidir.
2- Personel çalıştırılması (müşavir firmalarca yapılan haricinde) SGK ve vergi iş ve işlemlerinin Proje yürütücüsü tarafından yapılması gereklidir.
3- Harcama pusulası kullanılması gerekmesi halinde 193 Sayılı Gelir Vergisi Kanununun 94. maddesindeki vergi tevkifatı hususu dikkate alınmalıdır.
4- Proje kapsamında Akaryakıt kullanımı amacıyla alınan avans işlemlerinde “AKARYAKIT KULLANIM CETVELİ” (EK-2) düzenlenmesi gereklidir.
AVANS (ÖN ÖDEME) KULLANIMLARINDA UYULACAK KURALLAR
AVANS ALMA ŞARTLARI
- Avans kullanımı istisnai bir durum olup, sadece acil ve temininde güçlük çekilen ürün ve hizmetler için kullanılabilir.(Kırtasiye, Akaryakıt ve Araç Kiralama vb.) Ön Ödeme limitleri, yılı merkezi yönetim bütçe kanununda iller için belirlenen parasal limitin on katıdır.2018 yılı için avans üst limiti 13.500.- TL dir.
- Proje Yürütücüleri avans işlemlerinde kendi projelerinin harcama yetkilisi mutemedi olarak görevlendirilecektir.
- Avans talep edilirken, Dicle Üniversitesi Bilimsel Araştırma Projeleri Koordinatörlüğü sayfasındaki Otomasyon Programı aracılığıyla Avans TalepFormu doldurulup, proje yürütücüsü tarafından ıslak imzalı olarak birimimize ulaştırılmalıdır. Proje yürütücüsünün banka bilgileri Avans TalepFormunda eksiksiz olarak belirtilmelidir.
- Avans talebi Birimimiz tarafından kabul edilerek ilgili yürütücünün hesabına yatırılmadan önce herhangi bir harcama yapılmamalıdır.
- Avanslar hangi iş için verilmişse sadece o iş için kullanılmalıdır.
- Alınan avans yürütücünün hesabına yatırıldığı tarihten itibaren 60 gün içerisinde kapatılmalıdır.
Avans (Ön ödeme) kapanış evrakları:
Fatura :Avans kapsamında yapılan harcamalara ilişkin alınan faturalarda, Dicle Üniversitesi Bilimsel Araştırma Projeleri Koordinatörlüğü, proje yürütücüsünün adı soyadı ve proje numarası belirtilmelidir. Faturalar; kapalı fatura olarak düzenlenmelidir ve kredi kartı ile harcama yapılmamalıdır. Faturaların aslı ve bir adet fotokopisi arkaları proje yürütücüsü tarafından “malzeme/hizmeti eksiksiz teslim aldım” cümlesi yazılıp imzalanarak Koordinatörlüğümüze ulaştırılmalıdır.
Piyasa Fiyat Araştırma Tutanağı: Her fatura için KDV hariç tutar dikkate alınarak iki adet piyasa fiyat araştırma tutanağı düzenlenip, proje yürütücüsü tarafından imzalanmış şekilde birimimize ulaştırılmalıdır.
Malzeme Listesi : Alımı yapılmış olan malzemelerin cinsi, adedi, miktarını belirten malzeme listesi, iki adet olarak düzenlenmeli ve birimimize ulaştırılmalıdır.
Muayene kabul komisyon tutanağı : Komisyon üyelerince2 nüsha düzenlenip imzalanarak birimimize ulaştırılmalıdır.
- Yıl sonu işlemleri nedeni ile 17/11/2018 tarihinden sonra avans açılmayacaktır. Açılmış olan avansların ise 08/12/2018 tarihine kadar kapatılması zorunludur.
- Avans (Ön Ödeme) Talep Formunda istenilen malzemelere ait miktar ve tutarlar ile alınan faturalardaki miktar ve tutarlar aynı olmalıdır.
- Avans kapatılırken, faturaların asıllarının ibraz edilmesi yasal zorunluluktur. Faturaların asıllarının kaybedilmesi veya asıllarına ulaşılamadığı takdirde, noter onaylı suretleri teslim edilmelidir.
- Yapılan harcamalar hesaba yatan toplam avans tutarından az ise; Kalan tutar, yürütücünün adı belirtilerek Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı’nın Vakıflar Bankası, Diyarbakır Şubesi nezdindeki TR53 0001 5001 5800 7294 5186 86 numaralı hesaba elden veya EFT/havale yapılarak yatırılmalıdır.
- Avans iadesine ilişkin alınacak dekontta alıcı adı yazılmalı (Dicle Üniversitesi Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı), açıklama kısmına “avans iadesi proje no…” ayrıntılı olarak belirtilmelidir. Bankadan alınan dekont, faturalar ile birlikte Birimimize teslim edilmelidir.
- Avans kullanılmak suretiyle alınan mal veya malzemelerin tamamı; Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilisi tarafından onaylanmalıdır.
- Aldıkları avansın kapanışını süresi içerisinde yapmayan (2 ay içerisinde) Proje Yürütücüsü hakkında 6183 sayılı Amme Alacaklarının Tahsil Usulü Hakkında Kanun uyarınca gecikme zammı oranında faiz uygulanarak bu tutarlar ilgililerden tahsil edilecektir.
- Avansın verildiği tarihten önceki tarihi taşıyan harcama belgeleri avansın kapanışında kullanılamaz.
- Bir projeden açılan avans/ön ödeme kapatılmadığı sürece yenisi açılamaz.
- 1.000 TL ve üzeri hizmet alımlarında 117 No.lu KDV Genel Tebliği uyarınca KDV Tevkifatı yapılması zorunludur. KDV Tevkifatı uygulanması gereken faturalarda (baskı cilt-hizmet alımı gibi ) tevkif edilen tutar proje yürütücüsü tarafından bankaya yatırılır. Bu işlemler ilgili ayın (faturanın ait olduğu ay) 18. gününe kadar yapılmalıdır.
EK DOSYALAR:
- EK-1.pdf
- EK-2.xlsx
|